نگارش: اكبر صفري 

1- عدم كسب اطلاعات كامل از تواناييهاي لازم براي احراز شغل از متقاضي

مديران، در هنگام مصاحبه، هنگاميكه مهارتهاي لازم براي داشتن كارآيي مطلوب در يك شغل را از متقاضيان پرسش مي كنند، با پاسخهاي ناكافي و گاها متعارض مواجه مي شوند. اگرچه تفاوت در پاسخها تا اندازه اي معنا دار است، با اينحال چنانچه تواناييهاي مورد نظر به روشني تعريف شده باشد، آنچه هست و آنچه به منظور آن پرسشي مطرح مي گردد اهميت واقعي خود را پيدا مي كند.

انجمن فرصتهاي برابر استخدامي آمريكا (EEOC)[i] بيانيه اي دارد كه تاكيد دارد كه فرآيند انتخاب مي بايستي بر پايه الزامات (تواناييهاي) شغلي مشخص، دقيق، تعريف شده و مكتوب صورت پذيرد. اين انجمن تصريح ميكند كه اين الزامات مي بايستي توسط كارفرما به متقاضيان اعلام گردد تا هر فردي كه در فرآيند انتخاب قرار گيرد، بتواند نظر خود را ابراز و از حق خود دفاع نمايد. همچنين مطابق اين بيانيه فرآيند انتخاب مي بايستي در هنگام ارزيابي كليه افراد متقاضي يك شغل، به يك صورت انجام پذيرد.

اگرچه پژوهشهايي[ii] نشان داده است، در مواقعي كه قابليتها و تواناييهاي احراز شغل به طور واضح، مكتوب و مورد استناد قرار مي گيرد، مصاحبه به سمت و سوي يكنواختي و تمركز بر روي چند توانايي كه ارزيابي راحتي دارند، مي رود. اين نتايج همچنين بيانگر اين موضوع نيز مي شود كه كشف ناقص تمام قابليتهاي يك متقاضي منجر به محدود كردن مصاحبه گر در امر انتخاب مي شود.

2- همپوشاني هاي غير ضروري در كشف قابليتهاي متقاضي

پرسش چندباره يكسري سوالات يكسان از متقاضي توسط چند مصاحبه گر، علاوه بر دوباره كاري، ايشان را ناگريز از تصميم گيري بر مبناي يكسري اطلاعات يكسان و محدود مي نمايد. البته گاهي برخي همپوشاني هاي اطلاعاتي در اين مصاحبه ها مي تواند به ابزاري براي سنجش پايايي اطلاعات براي اطمينان يافتن از صحت اطلاعات كسب شده و بدست آمدن اطلاعات لازم از تواناييهاي مهم منجر شود. هرچند همپوشاني بيش از اندازه نيز مي تواند بدين معني باشد كه اطلاعات چنداني به غير از يكسري اطلاعات تكراري كسب نشده است. بنابراين عدم جمع آوري تمام اطلاعات ممكن است بي طرفانه ماندن و يا كارآيي فرآيند انتخاب را تحت شعاع قرار دهد.

3- تفسير غلط از اطلاعات

از چند طريق يك مصاحبه گر مي تواند در دام تفسير غلط از اطلاعات متقاضيان گرفتار شود:

* ايفاي نقش يك روانشناس

مصاحبه گري كه سعي مي كند تا لايه هاي شخصيتي و رفتاري يك فرد را به منظور تطبيق آنها با شغل بسنجد عملا نقش يك روانشناس مبتدي را بازي مي كند. پرسيدن سوالاتي از قبيل “خودتان را در يك جمله تعريف كنيد” يا “به سه نقطه ضعف يا قوت خود اشاره كنيد” اگرچه معمول شده است ولي از آنجاييكه مديران تجربه چنداني از تفسير چنين سوالات و پاسخهاي آنها ندارند، دچار تفسير غلط از پاسخهاي مصاحبه شونده مي شوند.

* مطرح نمودن سوالات تئوريك

بهترين پيش بيني كننده عملكرد آتي  يك فرد، عملكرد گذشته وي مي باشد. با اينحال بسياري از مصاحبه گرها به جاي اينكه از عملكرد واقعي گذشته يك فرد سوال كنند، پرسش خود را به صورت “اگر .... آنگاه چه مي كرديد؟ يا چه مي كنيد؟” مطرح مي نمايند.

 تاكيد بر اطلاعات تئوريك، متقاضي را مجبور به تشريح و تفسير مي كند كه اين امر ممكن است به طور ناخودآگاه تاثير منفي بر روي تواناييهاي فرد بگذارد. اين شيوه ممكن است مصاحبه گر را نيز در موقعيتي قرار دهد كه بوسيله تواناييهاي متقاضي تحت تاثير قرار گرفته و در مقام مقايسه تواناييهاي خود را نيز افشا كند.

* فرافكني گرايشات، انگيزه ها و احساسات شخصي به متقاضي

فرض كنيد كه مصاحبه گر، فردي با انگيزه و هدف گرا باشد. چنانچه چنين فردي به دنبال شخصي با خصوصيات مشابه خود باشد ممكن است پاسخهاي متقاضي را با فرضيات شخصي خود مقايسه كرده و دچار اشتباه در برداشت گردد. علاوه بر اين چنين مصاحبه گري كه گرايشات و علايق خود را محور مصاحبه قرار مي دهد با توجه به اينكه نمي تواند از جانب متقاضي، پاسخهاي مورد علاقه خود را بشنود و به تواناييهاي اصلي متقاضي پي ببرد، دچار اين فرض مي شود كه اطلاعات كسب شده كافي نيست.

4- عدم در نظر گرفتن تناسب شغل و شاغل

خيلي از مصاحبه گرها تنها بر مهارتهاي متقاضي تمركز مي كنند و از وي مي پرسند كه آيا مي تواند از عهده انجام كار برآيد، اما هيچگاه از اينكه آيا متقاضي مي خواهد كه كار را انجام دهد صحبتي به ميان نمي آيد. يك فرد توانا هيچگاه انگيزه هاي لازم را براي قبول كاري كه رضايت شخصي وي را تامين نكند، نخواهد داشت.

تناسب شغل وشاغل در همه مشاغل امري بسيار مهم مي باشد، چه در مشاغل سطح پايين و چه در مشاغل تخصصي و حرفه اي. براي مثال فرض كنيد كه شخصي با مدرك مهندسي براي يك شغل مهندسي تقاضا نموده است. با اينحال ممكن است كه اين فرد از اشتغال در اين شغل احساس رضايت كافي ننمايد چراكه مثلا ممكن است اين مدرك در يك شغل ديگر حتي بدون عنوان مهندسي يكي از شروط لازم و نه كافي براي اشتغال و قدم نهادن در مسيرهاي پيشرفت شغلي باشد به عبارت ديگر اگرچه چنين فردي داراي مدرك مهندسي مي باشد ولي از داشتن شغل مهندسي احساس رضايت نكند. و يا ارتقاي شغلي يك كارشناس فروش را به سمت مدير فروش تصور كنيد. ارتباطات وسيع با مشتريان، روشهاي متنوع فروش و عقد قرارداد با افراد و... مسائلي است كه ممكن است براي چنين شخصي انگيزاننده هاي بيشتري را از شغل مديريت فروش (با تماسهاي محدود با مشتريان، مسئوليت راهنمايي و توسعه ديگران و...) به همراه داشته باشد.

 عدم تناسب شغل و شاغل (مقايسه بين نيازمنديهاي يك شغل و علايق فرد) ارتباط نزديكي با عملكرد ضعيف و جابجايي هاي شغلي دارد. افرادي كه انگيزه هاي لازم را براي اجراي انجام كاري ندارند معمولا نمي توانند كارآيي خوبي را نيز داشته باشند.

 5-در نظر نگرفتن تطابق شخص با فرهنگ سازمان

تطابق سازماني به عنوان توانايي شخص براي هماهنگي با ارزشها و فرهنگ سازمان تعريف مي شود. اطلاع يافتن از موارد مورد اختلاف ميان آنچه در سازمان در جريان است و آنچه را كه متقاضي مي پسندد يا نمي پسندد امري بسيار مهم و حياتي است. چراكه پيش بيني كننده ميزان تطابق و هماهنگي آتي فرد با سازمان خواهد بود. اين موضوع نيز همانند تطابق شغل وشاغل در صورت عدم رعايت منجر به عدم كارآيي و جابجايي شغلي خواهد شد. افرادي كه محيط سازمان را از لحاظ گرايشات شخصي راضي كننده ارزيابي نكنند، معمولا پس از مدتي به فكر جابجايي و حتي ترك سازمان مي افتند.

  6-قضاوت كليشه اي و يا همراه با پيشداوري

پيشداوري مصاحبه گر ممكن است اثرات مثبت و يا منفي بر روي امر مصاحبه و پاسخهاي متقاضي بگذارد و منجر به قضاوتهايي گردد كه هيچ ارتباطي با شغل و مسئوليتهاي آن ندارد. براي مثال يك مصاحبه گر ممكن است جبهه منفي در برخورد با كسي كه كفشهاي تميزي ندارد و يا از آرايش موي غيرمعمولي برخوردار است، اتخاد كند و يا احساس مثبتي نسبت به كسي كه هم دانشگاهي وي بوده است و يا علايق مشتركي دارند، پيدا نمايد. علاوه بر اين طبقه بندي متقاضيان به كليشه هايي از قبيل، مهندس مآب، تازه فارغ التحصيل و... ممكن است ارزيابي مصاحبه را تحت تاثير قرار داده و قضاوت را همراه با اشتباه توام نمايد. مصاحبه گرها اغلب از پيش داوريها و كليشه اي برخورد كردن هاي خود، ناآگاهند ولي بايد توجه داشت كه اين امر علاوه بر تاثير به سزايي كه در امر انتخاب مي گذارد هيچ ارتباطي با عوامل تاثير گذار بر تصدي يك شغل ندارد.

7-تاثير بيش از اندازه يك توانايي بر ساير ويژگيها و تواناييهاي متقاضي

اثر هاله اي؛ بدين معني كه يك دستاورد مهم و چشمگير متقاضي ممكن است بر ساير تواناييها و حتي ضعفهاي وي تاثير گذارده و آنها را از ديده پنهان سازد. اثر هاله اي همچنين ممكن است يك نقطه ضعف متقاضي را عاملي براي ايحاد اثر منفي بر ساير قابليتها و تواناييهاي وي نمايد.

نمونه بارز اين مساله توانايي تكلم و برقراري ارتباطات ميان فردي مي باشد، كه مسلما تاثير بسزايي بر ساير توانايي هاي فرد دارد. به عنوان مثال معمولا فردي با قابليتهاي بالا در صورتيكه در برقراري ارتباط ضعيف عمل نمايد، معمولا متوسط و يا حتي ضعيف ارزيابي مي شود.

8-كنترل جلسه مصاحبه توسط مصاحبه شونده

مديريت ضعيف جلسات مصاحبه، براي مثال اجازه دادن به مصاحبه شونده براي صحبت هاي طولاني مدت حتي در مورد مواردي كه ارتباطي با شغل ندارند در عين حاليكه هيچ كمكي به مصاحبه گر و به مصاحبه شونده نمي نمايد از جمله ضعفهاي يك مصاحبه گر مي باشد. مثلا طرح سوالاتي مثل “از خودت بگو....” اطلاعات چندان مرتبطي با شغل مورد تقاضا و حتي رفتاري فرد بدست نمي دهد. مصاحبه گري كه در مديريت مصاحبه ضعيف عمل مي نمايد و تمركز خود را از محوريت شغل و تواناييهاي مورد نياز براي آن از دست بدهد شانس برگزاري يك مصاحبه خوب براي كسب اطلاعات حياتي در مورد فرد را از دست خواهد داد.

 9- شتاب در قضاوت

بسياري از مصاحبه گرها در قضاوت شتاب مي كنند و تصميم گيري خود را منوط به نظر اول (و يا حتي به قبل از آن – بررسي رزومه، نحوه آرايش مو و يا حتي نحوه دست دادن) منوط مي سازند. پژوهشها[iii] نشان داده است كه افراد پس از اخذ يك تصميم به دنبال اطلاعات تكميلي براي تاييد آن مي باشند و از گرفتن اطلاعاتي كه اين تصميم را تحت تاثير قرار دهد و يا منجر به بازگشت از آن شود امتناع مي ورزند. در بسياري از موارد هنگاميكه مصاحبه گر تصميم خود را مي گيرد، از ادامه مصاحبه و اخذ اطلاعات بيشتر خودداري كرده و بدين ترتيب با داشتن اطلاعات ناقص در ارزيابي، انصاف و دقت لازم را از دست خواهد داد.

10- تكيه بر نقاط ضعف متقاضي

اغلب مصاحبه گرها بيشتر سعي مي كنند تا بر روي نكات منفي متقاضي مانور دهند تا نكات مثبت ايشان چراكه اعتقاد عمومي بر اين است كه ضررهاي استخدام يك فرد نالايق، بيشتر از ضرر از دست دادن يك متقاضي شايسته مي باشد. اين رويكرد علاوه بر اين كه از ايجاد تصويري متعادل از متقاضي جلوگيري مي كند، مصاحبه گر را نيز از لحاظ تميز مابين نقاط قوت و ضعف دچار مشكل مي كند.

11- دام كمبود اطلاعات كسب شده

مصاحبه گرها اغلب از نداشتن تجربيات قبلي متقاضيان تازه فارغ التحصيل شده و يا كساني كه شغل هاي متعددي داشته اند و در يك زمينه خاص تجربه كافي ندارند، شكايت دارند و از طرفي در جلسات مصاحبه با مديران و متخصصين از كمبود اطلاعات كسب شده، به دليل دست نيافتن به عمق مطالب نيز گله مند مي شوند.

 12-عدم ساماندهي عناصر و عوامل انتخاب

 يك سيستم انتخاب كه به درستي سازماندهي نشده باشد نمي تواند به طور يكسان براي مصاحبه متقاضيان يك شغل به كار رود. بدون يك فرآيند سازگار با معيارهاي مرتبط با تصميم گيري نمي توان اطمينان يافت كه تمامي متقاضيان با يك روند مصاحبه شده و مورد ارزيابي و قضاوت قرار مي گيرند كه اين امر مي تواند سازمان را در مظان اتهام عدم رعايت عدالت و شايسته سالاري قرار دهد. به علاوه منابع ارزشمندي بدين طريق از دست مي رود. به عنوان مثال اگر دقت لازم و كافي در انتخاب رزومه و يا مصاحبه هاي تلفني صورت نپذيرد و از طرفي مصاحبه هاي حضوري به درستي سازماندهي نگردد، زمان و پول به هدر رفته و همچنين كار اضافه اي صورت پذيرفته است كه مي توانست با دقت در مراحل قبلي انتخاب، از اتلاف آنها جلوگيري نمود.

 13-ارزيابي تحت تاثير فشار ناشي از ضرب الاجل استخدامي

ضرب الاجل و فشار ناشي از آن براي استخدام مي تواند از منابع مختلفي نشات گيرد؛ طول مدت بلاتصدي بودن يك پست، ميزان تاثير شغل بلاتصدي بر ديگر مشاغل سازمان و ميزان اهميتي كه مديريت ارشد سازمان براي شغل قائل مي باشد. تحقيقات[iv] نشان ميدهد كه متوليان امر جذب سطح استاندارد خود را در چنين مواقعي كاهش مي دهند و حتي ممكن است در مورد نكات منفي، نسبي عمل نموده و نقش آموزش را در اين قضيه دخيل دهند و با تصور اينكه بعدا با آموزش مي شود مشكلات را حل نمود عملا دست به تصميم گيري بزنند.

14- دام مقايسه نسبي متقاضيان

پس از چندين مصاحبه با متقاضيان كه شايستگي لازم براي احراز يك شغل را ندارند متقاضي كه به طور نسبي شايسته تر است در مقايسه با سايرين نمره بيشتري كسب مي كند. متولي امر جذب، كه تصميم گيري خود را به طور نسبي انجام مي دهد و به جاي اينكه به دنبال خصوصيات و شرايط مشخصي براي يافتن فردي مناسب براي احراز شغل باشد، اين ريسك را متحمل مي شود كه به جاي جستجوي بيشتر براي يافتن بهترين، بين بد و بدتر، بد را انتخاب نمايد.

 15-عدم مكتوب نمودن نكات، در هنگام مصاحبه

بسياري از مصاحبه گرها تكيه بيش از حدي بر روي حافظه خود نموده و در طول مصاحبه اصلا و يا به طور محدود نكاتي را يادداشت مي نمايند و يا حتي گاهي مصاحبه گرها از رجوع به يادداشتهاي خود نيز امتناع ورزيده و تمام ملاكهاي قضاوت خود را بر پايه حافظه و يا احساسي كه نسبت به متقاضي پيدا نموده اند بنا مي نهند. مطالعات نشان مي دهد كه در بهترين حالت حتي بلافاصله پس از پايان مصاحبه تنها  آنچه كه در واقع رخ داده است قابل يادآوري است. و تصميمي كه بر اين اساس گرفته شود بيشتر احساسي است تا بر پايه واقعيات. مصاحبه گري كه از نكته برداري در طول مصاحبه غافل بماند، مرجع موثقي براي مقايسه تواناييها، جهت ارزيابي متقاضيان نخواهد داشت. در چنين موقعيتي قضاوت مصاحبه گر بر پايه منحني نرمال خواهد بود. بدين معني كه اكثر متقاضيان به دو دسته نه خيلي خوب و نه خيلي بد تقسيم ميشوند. از طرفي عدم نكته برداري در طول مصاحبه ها باعث مي شود ذهن مصاحبه گر بيشتر روي مصاحبه اول و آخر تكيه كند؛ چراكه اين دو مورد بيشتر به خاطر آورده مي شوند.

 16-استفاده از معيارها و سيستم هاي ارزيابي متفاوت

 برخي مصاحبه گرها نمرات بالاي ارزيابي خود را فقط به كاملترين ها مي دهند و برخي ديگر اصلا نمرات پايين به كسي نمي دهند. تعارض در استانداردها منجر به ارزيابي هاي نامعتبر و در نتيجه تصميمات اشتباه استخدامي خواهد شد. مصاحبه گرها مي بايستي در خصوص استانداردهاي يكسان آموزش بيبنند. تمرين، ممارست و گرفتن بازخور از كاربرد استانداردهاي مصاحبه، مي تواند راهكاري براي افزايش كارآيي مصاحبه باشد.

17-عدم جمع بندي سيستماتيك اطلاعات متقاضيان

مباحث جمع بندي در هنگام تصميم گيري استخدامي، اغلب توام با هرج و مرج و حتي بدتر از آن همراه با قضاوتهاي شخصي (مثل، به نظر مي رسيد فرد مناسبي باشد، زياد با انگيزه نبود، فرد مورد نظر ما نبود و...) مي باشد. بنابراين وقتي ارزيابي تواناييهاي افراد به طور سيستماتيك انجام نپذيرد و افراد بر مبناي علائم رفتاري مورد قضاوت قرار گيرند، ارزيابي به طور منصفانه انجام نمي پذيرد. ايجاد شكاف و ناشناخته ماندن روباط مابين اطلاعات كسب شده، ارزيابي و تصميم ناشي از آن را تبعيض آلود و كليشه اي خواهد كرد.

18-عدم تمركز كافي در طول مصاحبه از جانب مصاحبه گر

مصاحبه گر ها اغلب در طول زمان و پس از برگزاري چندين مصاحبه (حتي حرفه اي ها) ممكن است به راحتي شيوه هاي خود را راحت طلبانه نمايند و به راحتي به جاي عميق شدن بر روي موضوعات مهم از روي آنها عبور نمايند. يكي از مولفه هاي كيفي مصاحبه سعي در نگهداري تمام مصاحبه ها بر روي استانداردها و برگزاري تمام مصاحبه ها به طور موثر و اثربخش مي باشد. صرف زمان كافي براي آمادگي براي مصاحبه، و وقت گذاشتن براي اجراي اثربخش و از قبل برنامه ريزي شده يك مصاحبه براي اطمينان يافتن از كسب حداكثر اطلاعات از الزامات يك مصاحبه اثربخش مي باشد.

19- تحليل مهارتهاي مصاحبه در طول زمان

 مصاحبه گري كه از نتايج مصاحبه هاي خود بازخور مي گيرد بيشتر قادر خواهد بود تا مهارت خود را حفظ و حتي بهبود بخشد. از آنجاييكه اين موضوع در بسياري از سازمانها ناديده انگاشته مي شود، مشكل مي توان قضاوت درستي از پايايي اثربخشي مصاحبه ها در سازمان انجام داد. البته برخي سازمانها با اتخاذ تمهيداتي از قبيل آموزش، سعي در اطمينان يافتن از به روز نگهداري دانش و مهارت مصاحبه گرهاي خود مي نمايند.

20-جبهه گيري منفي متقاضي نسبت به فرآيند مصاحبه

 درصد بالايي از متقاضياني كه از فرآيند گزينش انصراف مي دهند، دليل خود را احساس بدي مي دانند كه در طول مصاحبه داشته اند. در طول فرآيند مصاحبه به سه مورد بايد دقت داشت، نوع رفتاري كه قبل، در حين و بعد از مصاحبه با متقاضي صورت مي پذيرد. چنانچه موردي از موارد زير ناديده انگاشته شود، بازآمدهاي منفي آن، فرآيند مصاحبه و در نتيجه سازمان را تحت تاثير قرار خواهد داد:

     * منتظر گذاشتن بيش از حد متقاضي قبل و يا طي مصاحبه

    * مصاحبه هاي تكراري و يا سازمان نيافته و بدون برنامه

    * انجام كارهاي غير از مصاحبه توسط مصاحبه گر (مثل پاسخگويي به تلفنها و...)

    * ايجاد احساس عدم رضايت در متقاضي با طرح سوالات نامعقول به طوريكه به وي احساس برخورد نامنصفانه دست دهد.

    * عدم تخصيص وقت كافي به متقاضي براي ارائه پاسخ كامل به سوالات مطروحه

 اين نوع رفتار و برخورد با متقاضيان ممكن است اين احساس را در وي ايجاد نمايد كه سازمان داراي جوي منفي و بي ملاحظه است. تحت چنين شرايطي هيچ بعيد نيست كه متقاضي از فرآيند مصاحبه و گزينش انصراف دهد.

21-عدم مطلع نمودن متقاضي از مزايا و معايب شغل، سازمان و محل كار

مصاحبه فرآيند گردآوري  اطلاعات توسط مصاحبه گر از متقاضي مي باشد. البته اين فرآيند مي بايستي اين موقعيت را براي متقاضي نيز فراهم آورد كه در مورد سازمان، شغل و موارد مربوط به آن، اطلاعاتي كسب نمايد. مصاحبه گر بايد موارد و تجربياتي را كه تشريح كننده حداقل نماي ظاهري شغل و سازمان مي باشد، را بيان كند. به عبارت ديگر هيچ متقاضي در حاليكه سوالاتش بي پاسخ مانده است، با جملات مبهمي مثل سازمان از خلاقيت حمايت مي كند يا سازمان به منابع انساني اهميت مي دهد، انگيزه هاي لازم براي قبول شغل را بدست نمي آورد.

 منابع :

[i] The US equal employment opportunity commission (EEOC)

[ii] Jelf, G.S. (1999) a narrative review of employment interview research. Journal of business and psychology, 14(1) 25-58

[iii] Huffcutt, A.I., & Woehr, D.J. (1999). Further analysis of employment interview validity: A quantitative evaluation of interview-related structuring methods.Journal of Organizational Behavior, 20(4), 549–558.

[iv] Dipboye, R.L. (1997). Structured selection interviews: Why do they work? Why are they underutilized? In N. Anderson & P. Herriot (Eds.), International Handbook of Selection and Assessment (455–473). Chichester, West Sussex: John Wiley & Sons.