تجزيه و تحليل شغل به روشهائي اطلاق مي شودکه اطلاعات و حقايق مربوط به کيفيت وماهيت هريک از مشاغل سازماني ،  شرايط انجام وظايف ومسئوليتهاي آن رابطورسيستماتيک جمع آوري، مطالعه،تجزيه وتحليل و يادداشت مي شود.

بنابراين تجزيه و تحليل شغل يا "کارشکافي" عبارت ازکشف، مطالعه و ثبت جنبه هاي مشخص و اساسي هريک از مشاغل سازماني است.در واقع بوسيله تجزيه وتحليل شغل خلاصه اي از وظايف،تقسيم کار ومسئوليتها،رابطه با مشاغل ديگر،دانش ومهارتهاي مورد نيازبراي تصدي شغل وشرايط کاري آن شغل تهيه مي گردد.

شغل به مجموع وظايف ومسئوليتهائي که انجام آن درسازمان به عهده  يک فرد محول مي گردد، اطلاق مي گردد.
 
فوايد تجزيه وتحليل شغل :
1- تهيه نمودارسازماني وبرقراري ارتباطات مطلوب
2- تهيه شرح وظايف  و شرايط احراز شغل
3- تهيه خط مشي هاي پرسنلي،برنامه ريزي نيروي انساني وترفيعات
4- ارزابي مشاغل وتهيه نظام عادلانه حقوق ودستمزد
5- ارزيابي عملکردوکارآئي کارکنان
6- بهسازي وآموزش
7- تعيين وتهيه استانداردها وفعاليتهاازطريق مطالعه حرکات وزمان سنجي
8- برقراري سيستم ايمني وبهداشت
9- ارتقاء سطح توليدوافزايش بازدهي کارافراد
 
زمان اجراي تجزيه وتحليل شغل :
• هنگام تاسيس سازمان                                 
• زمان بسط وياايجاد مشاغل جديد وادغام                          
• زماني که تغيير تکنولوژي منجر به تغيير مشاغل شود.
• هنگام کاهش پستهاي سازماني
 
 تجزيه وتحليل شغل از طريق پاسخ گوئي به سه سوال زيرانجام مي گيرد:
• چه کاري انجام مي گيرد؟ (فيزيکي،فکري)
• چطورکار انجام مي گيرد؟
• چرا آنطور کار انجام مي گيرد؟
 

روشهاي تجزيه وتحليل شغل :
• پرسشنامه
• روش مشاهده
• روش مصاحبه
• روش استفاده از سوابق شغلي کارکنان
• روش ترکيبي
 
عواملي که بايد درتجزيه وتحليل شغل مورد مطالعه وبررسي قرارگيرند :
• نوع شغل
• شرح وتوصيف وظايف
• معلومات علمي
• تجربه عملي
• ظرفيت ابتکار
• دشواري وظايف
• مسووليت مالي
• مسووليت سرپرستي مشاغل ديگر
• مسووليت حفظ اطلاعات محرمانه
• ارتباط وتماس با مردم وارباب رجوع
• حدود نظارتي که بر شغل اعمال مي شود
• فعاليتهاي فکري
• فعاليتهاي فيزيکي
•  شرايط کاروخطرات وخستگيهاي ناشي از آن

پرسشنامه تجزيه وتحليل شغل :
معمولا سوالات پرسشنامه تجزيه شغل، درپنج قسمت (شرح وظايف- مهارتها- مسئوليتها- فعاليتها- شرايط کار) به شرح زير تنظيم مي گردد :
 
الف- شرح وظايف :
• هدف اساسي کاري که به عهده شما محول شده است چيست؟
• چه وظايفي رادرساعات اداري شخصا انجام مي دهيد؟
• چه وظايفي رادريک دوره معين ،مثلا ،درظرف هفته يا ماه انجام مي دهيد؟
• انجام چه امورفرعي علاوه بروظايف اصلي بعهده شما محمول شده است؟
• سرپرستي چند کارمندرابعهده داريد؟ عناوين مشاغل وتعداد کارمندان رادر هر شغل ذکر کنيد؟
• به چه مقامي در سازمان گزارش مي دهيد؟
• در انجام وظايف از چه مقامي در سازمان دستور مي گيريد؟
 
ب- مهارتها :
• به عقيده شما ،چه درجات تحصيلي(ابتدائي ،متوسطه،عالي)
• براي تصدي شغلي که شما عهد دار انجام تکاليف آن هستيد ضروري است؟
• آياگذراندن دوره تخصصي يا آموزشي خاصي را،براي کسي که بخواهد داوطلب انجام وطايف شغلي که شما تصدي آنرا بعهده داريدبشود،لازم مي دانيد؟
• در نظر گرفتن حداقل معلومات علمي لازم،به عقيده شما،حداقل تجربه عملي(هفته- ماه- سال)براي فردي که وظايف شغل مورد تصدي شما، يا شغلي مشابه را عهده دار گرددچيست؟
• در چه مشاغلي، کارمند تجربه لازم را براي تصدي شغلي که شما مسئول انجام تکاليف آن مي باشند مي تواند کسب کند؟
• انجام وظايف در شغل فعلي، شما رابراي تصدي کداميک ازمشاغل بالاتردرسازمان آماده مي کند؟
• دشوارترين جنبه وظايف شغل کدام است؟واز چه جهت آن را دشوار مي دانيد؟
 
ج- مسئوليتها :
• آيادرانجام وظايف سازماني با دريافت وپرداخت ،نگهداري وجوه واسنادوسايراقلام دارائيهاي موسسه سروکارداريد؟اگر چنين باشد،حدودمسئوليت خودراازحيث مقدار،ارزش وزماني که براي هرمورد مصروف مي داريد بيان کنيد.
• حدودنظارت وسرپرستي که از لحاظ راهنمائي،تقسيم کار،ومنترل افرادي که با شما کارکي کنند اعمال مي داريد چيست؟
• آيامسئوليت ديگري ،جز اداره وجوه ونظارت برافراد،بعهده شما محول شده است؟
• چه نوع اسناد واطلاعات محرمانه در اختيار شما قراردارد؟
• آيادر انجام تکاليف خود با مردم وارباب رجوع يا مشتريان تماس وارتباط برقرار مي سازيد؟کيفيت وهدف اين ارتباط رااز لحاظمسئوليتهاي سازمان بيان داريد.
• کداميک ازوظايف وتکاليف شغل شما مستلزم تجزيه وتحليل واخذ تصميم است؟
• چه تصميماتي را بدون مراجعه به رئيس بلاواسطه شخصا اتخاذ مي کنيد؟
• چه نوع گزارشها وفرمهائي را شخصا تهيه مي کنيد؟ درصورت امکان نمونه اي ازانهارا ضميمه نمائيد.     
• ازچه نوع وسايل وماشين آلات ضمن کار استفاده مي کنيد؟
• چه عواملي را از حيث قواي جسماني ،شرايط سمعي و بصري ومشخصات فيزيکي ديگر در شغل خود ضروري مي دانيد؟
• به طور تقريب ،چند درصد از اوقات کار را صرف ايستادن، نشستن،راه رفتن،حرکت وحالات ديگر مي نماديد؟
• چه شرايط ديگري را به غيرازآنچه که ذکر شد در انجام وظائف شغل خود ضروري مي دانيد؟
 
 
هـ- شرايط کار :
• بطور معمول کار روزانه شما چند ساعت است؟
• ايا وظائف محوله راتحت شرايط نا مساعدچون:گرما، رطوبت،سروصدا،گردوغبارونظائر آن انجام مي دهيد؟اگر چنين است،وضع محيط کار خود رااز حيث شرايط نامساعد زمان ومکان شرح دهيد.
• هرنوع اطلاعات ديگري را براي توصيف شغل خود لازم مي دانيد بيان کنيد.
 

شرح شغل :
شرح شغل عبارتست از فهرست جامعي از کيفيت ، وظايف ، مسئوليتهاي يک شغل شامل :
• نام شغل
• تعريف شغل
• شرح وظايف ومسئوليتهاوشرايط کار
 

مشخصات شغل :
در شرح مشخصات شغل ويژگيها، مهارتها، شرايط احراز وساير عوامل مربوط به اجراي شغل درج مي گردد :
1- حداقل مدرک تحصيلي(دوره هاي آموزشي وتخصصي)
2- حداقل تجربه در شغل قبلي
3- اطلاعات خاص درباره مواد،روش،وسايل،محصول ونظائرآن
4-شرايط رواني وخصوصيات ديگراز حيث هوش،قدرت ابتکار سرعت انتقال وغيره.
5- خصوصيات وصفات شخصي لازم از حيث خلق وخوي، ظرفيت همکاري،اجتماعي بودن ونظائر آن.
6- شرايط فيزيکي ازقبيل نيروي جسماني،قد،وزن،فرزي، جستي وچالاکي وغيره
7- ظرفيت قبول مسئوليت
8- مهارت در کارهاي يدي
9- شرايط لازم براي کاردراوضاع واحوال مساعد
10- شرايط لازم براي کاردرمحيطي که احتمال وقوع حوادث وخطراتي مي رود.
 
مراحل اجراي تجزيه وتحليل شغل :
1- مطالعه مقررات ، آئين نامه ها،خط مشيها ورويه ها،تشکيلات وماهيت مشاغل موجود درسازمان
2- جمع آوري اطلاعات در موردشغل
3- تجزيه وتحليل اطلاعات جمع آوري شده
4- تشخيص عوامل تشکيل دهنده شغل از قبيل:
1-4- اطلاعات شغلي
2-4- شناسايي شغل شامل: عنوان شغل، خلاصه شغل،شرايط شغل
3-4- شرح شغل شامل:شرح وظايف شغل،شرح چگونگي انجام تکاليف، شرح مسئوليتهاي شغل
4-4-
- مختصات شغلي شامل:مختصات فکري(پديده هائي که به هوش،استعدادوشعور افراد مربوط مي شود)
- مختصات روحي ورواني(پديده هائي است مربوط به منش وشخصيت فرد در رابطه با شغل وي)
- مختصات اجتماعي(ايحاد وحفظ ارتباط باديگران)
- مختصات محيط کار(شرايطي که کار تحت آن انجام مي گيرد)
5-شرايط احراز شغل که مشتمل
6- تهيه استانداردعملکرد
 
اثر بخشي تجزيه تحليل شغل :
• تعهد مديران عالي
• فراگيري واحدهاي سازماني
• فراگيري کارکنان سازمان
• ارتباطات موثربااهداف وبرنامه
• استفاده ازکارشناسان ومتخصصان فني
• جمع آوري اطلاعات در طي  ساعات کاري بطورمنظم
• اطمينان ازروائي وپايايي اطلاعات جمع آوري شده
• ايجاد کميته اي براي تداوم وارزيابي تجزيه وتحليل شغل درسازمان
 
طبقه بندي مشاغل :
عبارت است از دسته بندي يا تنظيم مشاغل در گروههائي از مشاغل مشابه و استقرار آن در طبقات و درجات مختلف بطوريکه رابطه صحيح و معقول بين عوامل سه گانه زير برقرار باشد :
1. وظايف، اختيارات و مسؤوليتهاي مشاغل
2. شرايط احراز شغل
3. حقوق و مزايا
يکي از اهداف اصلي طبقه بندي مشاغل اجراي شعار معروف :" پرداخت مزد مساوي در برابر کار مشابه است ."
 
مراحل طبقه بندي مشاغل :
1. تعيين مبناي طبقه بندي مشاغل
2. تشخيص مبناي طبقه بندي مشاغل
3. تشخيص طبقات شغلي
4. تعيين عناوين طبقات شغلي
5. تدوين و شرح طبقات مشاغل
6. تدوين و تنظيم شرح مختصات طبقات مشاغل
7. شماره گذاري يا کدگذاري طبقات مشاغل
8. تهيه فهرست عناوين طبقات مشاغل
9. تهيه شناسنامه طبقات مشاغل
10.  تهيه شرح وظايف طبقات مشاغل
11.  تهيه شرح مختصات طبقات مشاغل
 
اهداف و مقاصد طبقه بندي مشاغل :
1. اهداف فرهنگي :
1-1-  تعيين ارزشهاي علمي- اقتصادي- اجتماعي و سياسي.
2-1- برقراري ارتباط مطلوب و منطقي بين ارزشهاي شغلي و فعاليت شاغلان در توليد و سودبري
3-1- ايجاد معيارهاي لازم براي هماهتگ نمودن و يکسان کردن عناوين شغلي.
4-1- ايجاد استانداردهاي حقوقي و دستمزدي.
5-1- ايجاد زمينه هاي لازم براي جلوگيري از تضييع حق کارمندان براي عزل و نصب ارتقاء و ترفيع و ...
2 .  اهداف سازماني:
1-2- ايجاد ضوابط و معيارهاي منصفانه حقوقي و دستمزدي بر مبناي واقعيات مربوط به مشاغل موجود
2-2- فراهم نمودن زمينه مناسب جهت به کارگيري افراد شايسته براي جلوگيري از پيشرفت فرآيندهاي نابرابر سازماني
3-2- تعيين حدود اختيارات و مسؤوليتهاي مقامهاي ثابت سازماني و جلوگيري از عملکرد احساسي سازمانها
4-2- ايجاد نهادهاي قانوني مستحکم براي جلوگيري از رسيدن افراد نالايق و سفارشي به طبقات شغلي سازماني
5-2- ايجاد سيستمهاي اطلاعاتي لازم براي تجزيه و تحليلهاي پرسنلي و مهندسي شغل در سازمان