نامه استخدامي اولين گام براي تصاحب شغل مي باشد. به ياد داشته باشيد كه كارفرمايان روزانه هزاران نامه استخدامي و رزومه دريافت ميكنند. هدف شما بايد پيشي گرفتن از بقيه باشد. يك نامه استخدامي خوب مي تواند شما را بهترين فرد براي شغل مورد نظر جلوه دهد.
در زير توصيه هايي جهت نوشتن يك نامه استخدامي موفق آمده است:
1 - نامه خود را قبل از فرستادن غلط گيري و اصلاح نماييد .
اگر بخواهيد كه به طور حرفه اي نامه را بنگاريد، حتماً بايد نامه شما خالي از اشتباهاتي نظير اشتباهات چاپي، املائي و دستوري باشد. بيشتر نامه هاي از اين دست به دليل چنين اشتباهاتي تاثير داده نمي شوند.
2 - نامه خود را به نام فردي كه شما را استخدام مي كند مثلا به مديريت استخدام و يا قسمت استخدام ارسال كنيد .
با شركت فوق تماس بگيريد و نام فردي كه در قسمت استخدام مسئول اين گونه امور است را گرفته و نامه خود را به نام ايشان ارسال نماييد. اين كار ابتكاري است كه تاثير مثبتي را بر روي خواننده نامه استخدامي شما مي گذارد.
3 - نامه خود را به نام شخص بفرستيد، نه به نام شركت.
در صورت امكان از اسم و سمت شخص فوق استفاده كنيد . تذكير يا تانيث ايشان را در صورت عدم آگاهي حدس نزديد . هدف شما اين است كه نامه را براي فردي ارسال كنيد كه قصد دارد شما را استخدام كند و شما نيز قصد همكاري در آينده را با ايشان داريد
4 - با كلمات دلخواه خود بنويسيد
نامه استخدامي شما مانند رزومه بايد كاملاً نشان دهنده و بازتاب انديشه و تفكر شما نسبت به شغل جديد باشد. كارفرمايان دنبال اطلاعات علمي و همچنين شوق و ذوق كاري شما هستند
5 -كتابهاي مرجع را براي برطرف كردن و احياناً كمك در نكات دستوري و املائي بكارگيري.  اگر اشتباهات املائي و يا دستوري داشته باشيد ، واقعاً نكوهش آور خواهد بود. هرگز در استفاده از كتابهاي مرجع و لغت ترديد نكنيد و حتي از كتابهاي گوناگون كه در دستور، لغت و ادا كردن كلمات كمك مي كنند بهره بگيريد.
6 - در نامه خود نشان دهيد كه اطلاعاتي از سازمان يا شركت مربوطه داريد.
به اين ترتيب مي توانيد نشان دهيد كه درباره ايشان تحقيق كرده ايد و همينطور بدون اطلاع شماره تلفن شركت فوق را نگرفته ايد. شما مي دانيد كه در شركت مزبور چه كساني هستند و چه ميكنند و به همين دلايل انتخابشان مي كنيد
7 - از عبارات و جملاتي استفاده كنيد كه براي كارفرما قابل شناخت و معني دار باشد
نامه خود را تا جايي كه ممكن است مرتب و معني دار جلوه دهيد.سعي كنيد آن را طبقه بندي شده عرضه كنيد. وارد كلمات و اطلاعات تخصصي و حرفه اي خود كه به شغل مورد نظر مربوط نيستند، نشويد
  8 - مطئمن شويد كه آدرس و شماره تلفن تماس خود را در نامه قيد كرده ايد
حتماً بايد آدرسي كه جواب نامه شما مي بايست به آن بازگردد را ذكر كنيد .كه اين آدرس مي تواند شامل كد پستي، شهر، تلفن و آدرس محل سكونت باشد
 9 - حالت رسمي و اداري به نامه بدهيد تا خود را حرفه اي جلوه دهيد
در اين صورت نامه شما براي طرح مصاحبه نزديك شده در واقع ارزش نامه هنگامي آشكار مي شود كه براي مصاحبه دعوت شويد
10 - “من“ را كم ارزش جلوه دهيد و به “شما“ اهيمت بدهيد
سعي كنيد عباراتي مانند “من انتظار دارم“ را به “شما مي خواهيد“ تبديل كنيد . در واقع عبارت “ شما مي خواهيد“ مربوط به خواسته هاي كارفرما مي باشد و بايد مشخص شود كه شما چه كاري مي توانيد براي شركت كارفرما انجام دهيد . در واقع هر چه بيشتر به خواسته هاي كارفرما بها دهيد، ميل انجام مصاحبه با شما افزايش مي يابد
 11 -  مطالب را با اطمينان بيان كنيد اما خود نمايي نكنيد
تمامي ملزومات انجام كار را شرح دهيد. سعي كنيد مسيري براي ارتباط مناسب بين توانايي ها و قابليتهاي خود و نيازهاي كارفرما پيدا كنيد. تاكيد كنيد كه مي توانيد خود را با شرايط كاري وفق دهيد ،چرا كه اين امر براي كارفرمايان بسيار مهم است
 12 - مطئمن شويد كه كارفرما نامه شما را با بينش منحصر به فرد مربوط به شما مي خواند
موضوع اصلي تمامي موارد قابل ذكر در نامه را تجربه، توانايي، قدرت, هنر و نيروي كاري خود قرار دهيد و نيز شرح دهيد كه چگونه اين موارد در خدمت شركت قرار مي گيرد و در اين هنگام سعي كنيد از كلمات و جملاتي استفاده كنيد كه به گرمي حالات شما را بيان كند.
 13 - نامه خود را به گونه اي طرح كنيد كه نشان دهد شما شايسته همكاري با ايشان هستيد.
توضيح دهيد كه شما كه هستيد و چه كاري را مي خواهيد براي كارفرما انجام دهيد. بيان كردن اين حالات در لغت زياد مشكل نيست و نيز نشان دهيد كه شما خود نيز درخواست همكاري داريد.
 14 - ساختار نامه خود را به گونه اي تنظيم كنيد كه بيان كننده هدف ويژه شما باشد.
هدف اصلي نامه استخدامي خود را در پاراگراف ابتدايي شرح دهيد، تصميم بگيريد كه بر روي اين موضوع زياد بحث كنيد و مطمئن باشيد كه در عين حال اين كار شما انگيزه كارفرما را براي به جريان انداختن كار شما بيشتر تقويت مي كند.
 15 - براي درجات علمي و مدارج تحصيلي خود در نامه اهميت قائل شويد .
مدارج علمي خود را به نحوي مشخص تر نماييد .مثلا نوع قلم آنها را عوض كنيد و يا زير آنها خطي بكشيد. حتي مي توانيد آنها را درليستي ارائه نماييد. فقط در تمامي اين حالات سعي كنيد خوانايي آنها از بين نرود.اين كار حتي وقتي كارفرما نامه شما را سطحي هم مي نگرد ، مي تواند بقدر كافي مؤثر باشد.
 16 - نامه استخدامي را مختصر و مفيد و خلاصه ارائه كنيد.
نامه را ساده و تميز ارائه نماييد و نه در هم ريخته. در هر پاراگراف از هفت خط بيشتر ننويسيد حتي سعي كنيد در هر پاراگراف از پنج خط يا كمتر بهره ببرييد. طول جملات را تنوع ببخشيد، هيچ يك از جملات خود را طولاني عرضه نكنيد اما آنها را كوتاه هم قطع نكنيد. يك صفحه ،براي يك نامه استخدامي كاملا ً كافيست.
 17 - توانايي هاي خود را با دليل اثبات كنيد.
براي هر شغل و سمتي دو نوع توانايي لازم است .1 - مهارت فني كه در واقع مهترين ارزش نيز مي باشد .2 –تجربه كاري كه براي كارفرمايان بسيار مهم است. داشتن اولين نوع مهارت به تنهايي كافي نيست ولي همراه شدن آن با مهارت نوع دوم كاملا موفقيت آميز است.
 18 - فقط نامه اصلي را بفرستيد
هرگز كپي نامه اصلي را به تنهايي يا همراه آن نفرستيد .سعي كنيد از چاپگرهاي سوزني استفاده ننماييد. ارسال نامه دست نويس نيز كار درستي نمي باشد.
 19 - كپي رزومه خود را نيز به نامه استخدامي پيوست نماييد.
  به خاطر داشته باشيد كه هدف شما از نامه استخدامي اين است كه رزومه خود را به دست كارفرما برسانيد و شرايط مصاحبه را فراهم نماييد.
20 - عكس خود را به نامه خود الصاق نكنيد.            
 به جز مواردي كه نامه استخدامي براي شغلهايي مانند بازيگري و شغلهايي كه با چهره سر و كار دارند، نوشته مي شود ، اختصاص دادن فضايي به عكس در نامه استخدامي كاري بيهوده است. براي كارفرمايان صرفا دانستن قابليتها و توانهايي هاي شما در ارتباط با شغل مربوطه مهم است.
 21 -نامه خود را با درخواست مصاحبه تمام كنيد .
اصلي ترين هدف از نگارش نامه استخدامي همانا رسيدن به مرحله مصاحبه است .بنابر اين در خواست مصاحبه در انتهاي نامه را فراموش نكنيد.